Si hay algo de belleza que proviene de esta pandemia, es que estamos reorganizando nuestras prioridades para honrar lo que realmente nos importa.
Tener un plan es una de las mejores estrategias que existen para reducir la ansiedad. Como humanos, anhelamos sentir que tenemos el control y que tenemos certeza. El hecho de que ya no tengamos la ilusión -ni el convencimiento- de saber lo que nos depara nuestro futuro a largo plazo no significa que no podamos seguir beneficiándonos de los resultados de la planificación.
La adaptabilidad es el ingrediente clave para poder lograrlo. Se trata de canalizar nuestro deseo de hacer un plan estratégico, mientras construimos puntos de control planificados para corregir el rumbo a medida que surge nueva información y cambian las circunstancias. Se llama microplanificación.
La microplanificación se divide en prácticas de control anual, trimestral, mensuales, semanales y diarias para planificar y ajustar según sea necesario. Obtenemos algunos de los efectos estabilizadores que puede darnos un plan quinquenal, pero con fragmentos más cortos de planificación que tienen más sentido en nuestro contexto actual económico, sanitario y cultural.
Los seis elementos que componen la microplanificación son:
1 – Propósito: Identificar un propósito convincente. Muchas personas se encuentran en una fase de reinicio en lo que respecta a sus carreras. Las nuevas direcciones pueden parecer arriesgadas, pero cuando miramos hacia atrás en la historia de nuestra carrera, a menudo encontramos un hilo que conecta lo que todos nuestros diferentes roles (y trabajos) han tenido en común. Ese hilo es un gran lugar para comenzar cuando se trata de identificar un propósito categórico. Por ejemplo, mi propósito es ayudar a que las empresas sean una mejor versión de sí mismas.
Si bien la forma en que implemento este propósito puede cambiar a medida que cambian las circunstancias a mi alrededor, el propósito en sí sigue siendo el mismo. Si no se tiene claro cuál es el propósito personal, podemos hacer un ejercicio rápido: anotar las experiencias profesionales más satisfactorias que hayamos tenido hasta la fecha y observar los puntos que tienen en común. Esos son los ingredientes del propósito.
2 – Año: Realizar un plan para el año que se alinee con el propósito, basado en la mejor información que tengamos disponible. Reflexionemos sobre el año anterior, lo que funcionó, lo que no funcionó, y tengamos en cuenta las lecciones aprendidas. Identifiquemos de una a tres áreas de crecimiento en las que deseamos enfocarnos. El plan de un año podría incluir una búsqueda de trabajo, buscar oportunidades de crecimiento en la carrera profesional, cumplir y superar los indicadores de rendimiento (KPI) que se plantean en la empresa, sentar las bases para comenzar un emprendimiento o cualquier otra cosa que tenga sentido para el momento actual en el que nos encontramos.
3 – Trimestres: al comenzar cada trimestre, reevaluemos en qué y cómo estamos trabajando, haciéndonos preguntas poderosas de reflexión y planificación, tales como: ¿Qué temas surgieron este último trimestre? ¿Qué funcionó y qué no? ¿Qué aprendimos? ¿Cómo podemos aplicar lo aprendido en el próximo trimestre? ¿Qué debemos cambiar en nuestro plan en función de la nueva información y circunstancias?
Con base en las respuestas a estas preguntas, establezcamos metas para el próximo trimestre, teniendo cuidado de elegir no más de cuatro por trimestre (cuantas menos, mejor; cuantas menos cosas hagamos con más concentración y atención, mejores resultados obtendremos).
4 – Meses: Cada mes, tomemos las metas para el trimestre y evaluemos nuestra posición con respecto a ellas. Para cualquier objetivo activo, dividámoslo en proyectos específicos y luego cada proyecto en fases. Cada proyecto requiere de cuatro fases distintas para despegar y lograr los resultados que queremos: planificación e inicio / lanzamiento / visibilización, finalización e integración / descanso y reflexión. Por ejemplo, si nuestro proyecto es «buscar un nuevo trabajo», la fase de «planificar e iniciar» sería actualizar el currículum, aprovechar nuestra red de oportunidades potenciales y buscar posiciones vacantes. La siguiente fase, «lanzamiento», sería solicitar puestos de trabajo, presentarnos a las entrevistas y hacer un seguimiento posterior. La fase de «finalizar e integrar» sería la fase de incorporación una vez que recibamos una nueva oferta de trabajo. Finalmente, la fase de “descansar y reflexionar” sería permitirse exhalar y celebrar, sabiendo que se está comenzado un nuevo ciclo y que se ha logrado el objetivo.
5 – Semanas: al comienzo de cada semana, hagamos una lista semanal de tareas pendientes, en lugar de una lista diaria que tenga una milla de largo y nos deje sintiéndonos derrotados cuando se termina el día. Este plan semanal nos permite tener una visión más amplia de lo que se avecina y nos brinda más flexibilidad para planificar que una lista promedio de tareas pendientes.
6 – Días: Finalmente, controlemos nuestra energía a diario. Observemos día a día en qué trabajamos, cómo salió (qué salió bien, qué no y qué aprendimos) y tratemos de distinguir por qué estamos agradecidos. Esta práctica de cinco minutos nos permite ajustar gradualmente la forma en que se presenta el trabajo para que podamos abordar la planificación semanal, trimestral y anual de manera más consciente. El uso de esta práctica de recopilación de datos para realizar microajustes en la forma en que trabajamos nos brinda una gran sensación de control, que se ha demostrado que aumenta la productividad de las personas.
El mundo está cambiando dramáticamente a nuestro alrededor y debemos cambiar con él. El que cambia no siempre gana, pero el que no cambia siempre pierde. Al dividir nuestros procesos de planificación en partes más pequeñas, comenzamos a registrarnos con más frecuencia y a adaptarnos de manera más natural. Realizar un plan a cinco años es una utopía, pero nuestro deseo de impactar mejor con nuestro trabajo y vivir de acuerdo a las metas que nos propusimos, es lo más real que podemos construir.
Consultor Responsable del Informe
Ing. Alan Cohn, MBA
Director de Consultoría en Opción Consultores. Master profesional en dirección y administración de empresas del IEEM e Ingeniero en telecomunicaciones de la Universidad ORT Uruguay. Posee más de 15 años liderando equipos de trabajo en el sector de las telecomunicaciones, la consultoría, la cosmética y el entretenimiento. Es docente de carreras de grado y posgrado en la Universidad ORT Uruguay. Es columnista del suplemento “El Empresario” del diario El País Uruguay y autor del podcast de negocios #Escupitajo.
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