La productividad ha sido un gran tema de debate en el inolvidable 2020. El trabajo remoto y los cambios en los hábitos de los consumidores han modificado los procesos internos de las empresas. Más allá que la teoría económica llamada la “Ley de Parkinson» establece que “el tiempo que necesitamos para completar una tarea tiende a expandirse al tiempo que tengamos definido para realizarla», la procrastinación y las constantes interrupciones diarias que recibimos golpean nuestra concentración y nuestra capacidad para entregar valor en el debido tiempo. No trabajamos aisladamente, lo hacemos en organizaciones definidas por interdependencias entre las personas, y a menudo son estas interdependencias las que tienen el mayor efecto en la productividad personal. Podemos ser ninjas del correo electrónico, pero con la explosión de las notificaciones – Twitter, Linkedin, Instagram, Slack y muchas otras – nunca seremos lo suficientemente rápidos para lidiar con todas las comunicaciones entrantes. De manera similar, la famosa matriz de lo “urgente / importante” se desmorona cuando la persona a quien reportamos nos pide que dejemos de hacer lo que estábamos haciendo para manejar algo de inmediato.
Como argumentó el consultor y estadista William Edwards Deming en su libro Fuera de la Crisis, “el 94% de los problemas y posibilidades de mejora pertenecen al sistema, no al individuo.” La mayoría de las mejoras de productividad también pertenecen allí. La búsqueda de la productividad individual es saludable y vale la pena, pero el antídoto más eficaz contra la baja productividad debe implementarse a nivel del sistema, no a nivel individual.
Aquí algunas ideas para implementar a nivel organización y aumentar la productividad:
1) Hacer visible las tareas de todo el equipo. La mayor parte del trabajo en un entorno de oficina está enterrado en las computadoras de las personas o en sus cabezas. Como resultado, es difícil saber en qué se está trabajando o si las personas están sobrecargadas. Los tableros de tareas virtuales – como Trello, Asana, Airtable, Zenkit, etc. -, donde cada tarea está representada por una tarjeta que especifica su estado y quién la está manejando, permite una distribución más equitativa del trabajo, elimina los innumerables correos electrónicos de verificación de estado y la necesidad de cubrir ese tema en las reuniones.
2) Escalonar reuniones. Algunas empresas altamente productivas han instaurado un sistema de reuniones escalonadas para tratar los problemas. La primera reunión del día la realizan los colaboradores de primera línea, una hora después comienza la reunión de supervisores, y una hora más tarde la reunión de gerentes y directivos. Los problemas se abordan al nivel más bajo posible. Si no se puede llegar a una decisión, el problema se eleva al siguiente nivel. Este sistema mejora el vínculo entre la alta dirección y el nivel operativo, acelera la toma de decisiones y mejora la productividad al reducir el número de correos electrónicos dispersos sobre una variedad de problemas.
3) Usar el S.O.S por los canales adecuados. Muchas organizaciones no tienen una forma definida para indicar cuando un problema es una verdadera emergencia. Sin un acuerdo sobre qué canal de comunicación usar, los colaboradores se ven obligados a verificar todas las plataformas para asegurarse de que nada se escape, lo cual es tóxico para la productividad. Algunas empresas han instaurado un sistema de “comunicación de problemas”, utilizando una matriz de “complejidad” en un eje y “urgencia” en otro. No es importante qué protocolo de comunicación se opta; es significativo tener un sistema. Ej: para temas de baja complejidad y baja urgencia el canal de comunicación es el correo electrónico, para asuntos de baja complejidad y alta urgencia se utiliza la mensajería instantánea. Para aquellos de alta complejidad y baja urgencia se utiliza el “cara-cara” o llamada al teléfono fijo y para los de alta complejidad y urgencia la llamada al celular.
Los líderes siempre buscan mejorar la productividad de los colaboradores – incluida la propia -. En la lógica intrínseca de este enfoque individualista los beneficios de la mayoría de los «trucos» serán limitados. Para tener un impacto real en el rendimiento se debe trabajar a nivel del sistema de la organización.
Consultor Responsable del Informe
Ing. Alan Cohn, MBA
Director de Consultoría en Opción Consultores. Master profesional en dirección y administración de empresas del IEEM e Ingeniero en telecomunicaciones de la Universidad ORT Uruguay. Posee más de 15 años liderando equipos de trabajo en el sector de las telecomunicaciones, la consultoría, la cosmética y el entretenimiento. Es docente de carreras de grado y posgrado en la Universidad ORT Uruguay. Es columnista del suplemento “El Empresario” del diario El País Uruguay y autor del podcast de negocios #Escupitajo.
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